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G Suite

Ventajas de G Suite para empresas

Google en algún tiempo fue solamente un buscador simple pero funcional, que se destacó por ser uno de los mejores que existían hasta el momento, y es una posición que aun mantiene y que se ha visto mejorada con los años gracias a las muchas herramientas que han diseñado para los usuarios.

Todas ellas han probado ser muy útiles por separado, pero al integrarse en una sola plataforma de trabajo se potencian para que el usuario logre aumentar su productividad gracias a una mejor organización de sus documentos y a una gestión más óptima de la comunicación con su equipo.

Y esa plataforma se llama: G-Suite y está pensada especialmente en las empresas que requieren que sus usuarios trabajen de una forma más eficiente, ya que hace que el trabajo en equipo se desarrolle de manera más fácil.

Pero ahora hay que dar un vistazo a todas las herramientas que forman parte de este paquete y las ventajas de cada una:

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Herramientas de comunicación

Correo electrónico empresarial

Sigue siendo el correo Gmail, pero con la gran diferencia de que le permitirá a las empresas asignar correos electrónicos empresariales personalizados por ejemplo: Usuario@miempresa.com

Esto es un gran aliciente que aportará mucha profesionalidad que el usar la nomenclatura de un correo tradicional.

Calendario

Además de servir como un buen organizador de eventos para cada usuario de forma individual, es también excelente para programar eventos en el que todos los miembros de un grupo estén al tanto de la fecha en que se realizará.

Como otros calendarios, este también busca las horas libres en la agenda y sugiere cuales serían las mejores horas para organizar algún evento

Google+

En la actualidad suele ser una red social a la que no se le da mucha importancia si se le compara con otras más famosas como Facebook, Instagram o Twitter, pero tiene la gran ventaja de mejorar el posicionamiento de la página web de la empresa si se le gestiona con propiedad.

Hangouts Meet

Creada especialmente para las videoconferencias de alta definición de video entre dos o hasta 30 personas en la versión G Suite Enterprise. La aplicación genera un link que se puede compartir para que los destinatarios se unan con un solo clic y también proporciona un número de teléfono para los que prefieran hacerlo desde sus teléfonos.

Almacenamiento

Drive

Almacenar datos y documentos de forma segura en la nube que puedan estar al alcance de varios usuarios es una necesidad para muchas empresas, y Drive es una de las mejores opciones a utilizar.

Una vez subidos los documentos, estos pueden ser compartidos por los miembros asignados del grupo que a su vez podrán editarlos si lo requieren. Además es compatible con cientos de aplicaciones de terceros que permite la creación de archivos directamente desde Drive como SurveyMonkey, Google Analitycs, Asana o DocHub para editar PDFs.

Por otro lado Google ha mejorado la inteligencia artificial de la aplicación para que esta le ofrezca al usuario, en primer lugar, los contenidos que es más probable que necesite al momento de su búsqueda o según lo que tenga programado en el calendario para la fecha.

Cloud Search

A medida que el contenido almacenado de la empresa vaya aumentando se hace necesario contar con un buscador interno que permita localizar rápidamente un documento en específico.

Y este realizará la búsqueda, sea en ordenador o en móvil, a través de todas las herramientas que incluye G Suite, calendarios, correos electrónicos, directorio de contactos o cualquier otro.

Monitoreo y control

Consola de administración

Es una de las herramientas más importante de toda la plataforma, con ella se puede agregar nuevos usuarios, configurar grupos, administrar los dispositivos conectados así como configurar la seguridad de todos los datos que la empresa tenga almacenadas.

De igual forma la consola muestra las estadísticas acerca del uso que los usuarios de la empresa están haciendo de la suite.

Es también el lugar en donde se tiene la opción de comunicarse directamente con el equipo de asistencia de Google las 24 horas del día en caso de requerir ayuda.

Vault

Es un baúl en el que se archivan los correos electrónicos de la organización así como otros datos para que puedan ser consultados en cualquier momento.

Creación de contenidos

En este apartado Google de verdad se luce, ya que igual que si se tratara de la popular suite ofimática “Office” de Windows, también dispone de una serie de programas hechos para crear los tipos de documentos más solicitados por las empresas.

  • Documentos: Para crear y editar documentos de texto directamente desde el navegador, con la ventaja de que varias personas pueden trabajar en el archivo al mismo tiempo.
  • Hojas de cálculo: El cuaderno de matemáticas online ideal para realizar desde tareas simples hasta tablas más elaboradas con gráficos.
  • Formulario: Elaborar formularios de encuestas con un aspecto profesional es sencillo con esta aplicación, y los datos recopilados se llevan a una hoja de cálculo.
  • Presentaciones: Para esa presentación con el equipo de trabajo o con posibles clientes. Disponen de plantillas prediseñadas y también pueden realizarse desde un lienzo en blanco. Acepta videos, imágenes, dibujos y transiciones entre diapositivas.
  • Google Sites: Herramienta para crear sitios web sin necesidad de aprender códigos de programación, basta con seleccionar un elemento y colocarlo en donde se requiera, y cuenta con una selección de temas preestablecidos para escoger y que se adaptan a cualquier pantalla.
  • Keep: Nunca debe faltar ese block de notas a manos para hacer listas de tareas y tomar notas de todas esas ideas que van y vienen en el transcurso del día. También se pueden crear listas, almacenar imágenes o archivos de audio.

G Suite es productividad empresarial

Si, es muy probable que tu empresa tenga las licencias en otros programas como los de Office, pero la ventaja de G Suite radica especialmente en que todos los trabajos que los usuarios que tengas registrados pueden hacerlo directamente en Internet, lo que facilita el trabajo colaborativo y los proyectos a más de dos manos.

Y en el caso de no tener conexión a Internet en el momento de la edición de un archivo, este almacena los cambios y los sincroniza con el archivo original cuando se restablezca la conexión.

G Suite viene en varios paquetes; el básico con un costo de 5 dólares al mes por cada usuario que la empresa registre o 50 dólares al año, y que cuenta con la mayoría de las aplicaciones excepto Vault y Cloud Search.

Las otras dos son la versión Business (10$ por usuario al mes), con todas las aplicaciones de la suite y con una mayor capacidad de almacenamiento y la versión Enterprise (23$ por usuario al mes), que vendría a ser el paquete más completo y que incluye todas las funcionalidades, además de agregar controles de seguridad adicionales para la protección de datos.

Todas están ventajas están garantizadas por Google que ha potenciado todas estas herramientas, varias de ellas gratis para los internautas, pero que cuentan un mejor soporte técnico en este paquete y un funcionamiento ideal para todos los profesionales.

Así que has que tu empresa mejore su productividad facilitando el trabajo de cada uno de los miembros de tu equipo, hazte con la versión de prueba para empezar y continúa con la versión que más se adapte a las necesidades de la organización.

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